タスクがたくさんあって忘れてしまいそう…
どの職業であっても必要とされるのが、タスク管理です。
それにも関わらず、タスク管理の方法って教わること無いですよね…
筆者は、入社当初タスク管理が下手で、何から手を付けたらいいか分からなくなっていました。
ですが、本や動画サイトでタスク管理術を学んでから、タスク管理ができるようになり、仕事がしやすくなりました！
本記事では、筆者が実践しているタスク管理について紹介してきます！
タスクの優先度
手当たり次第にタスクに手をつけようとしていませんか？
そうすると、緊急で重要なタスクが漏れてしまい、最悪仕事での信頼を失ってしまう可能性があります。
そのため、まずはタスクの振り分けを行いましょう。
4領域で振り分ける
筆者は、4領域でタスクを分けています。
この表は「アイゼンハワー・マトリクス」といいます。
アメリカ第34代大統領であるドワイト・D・アイゼンハワーが活用していた手法に基づくタスク管理のテクニックです。
この手法では、重要、重要ではない、緊急、緊急ではないという4つの基準を元に、タスクの優先順位を決定します。
4領域の振り分けが終わったら、1から順にタスクをこなしていきましょう！
ここで注意したいことが2つあります。
第2領域をおろそかにしない
第1領域ばかりに手をつけると、どうなると思いますか？
第2領域のタスクがおろそかになってしまい、そのタスクの期限が近くなり、やがて第1領域のタスクに変わってしまうのです…
そのため、第2領域のタスクをこなす時間をしっかりとスケジュールに組み込む必要があります。
第4領域は捨てるか任せる
重要ではなく、緊急でもないことは、自分でやらなくてもいいタスクです。
「やらない選択」をとるか、他の人に任せましょう。
スケジュールへの入力
タスクの優先順位がつけ終わったら、1→2→3の順に1日のスケジュールに入れていきます。
見積もり時間の予測
タスクを入れる際、見積もり時間を予測するようにしましょう。
筆者は、見積もり時間を25分か50分など25分を1単位にしています。
なぜなら、その方が休憩をとりやすいからです。
- 25分仕事したら5分休む
- 50分仕事したら10分休む
といった感じです。
バッファーを設ける
1日のスケジュールを詰め込んでしまうと、タスクが終わらないどころか、
達成できなかったことでの自己肯定感の低下につながります。
なので、勤務の終わりや、タスクの終わりにバッファーを設けてみましょう。
バッファーとは、「タスクを実施した際に設ける時間的余裕」のことです。
筆者は普段17時30分退社なので、計画時点で17時以降にタスクを入れないようにしています。大体急に降ってくるタスクがあるので、それをこなす時間にしています。
また、1つ1つのタスクにおいても5～10分からの余裕を設けるようにしています。
振り返りの時間をスケジューリング
自分がどのように仕事をしたか、「振り返る時間」と「次のプランニングをする時間」をスケジュールに組みこみましょう。
1日/1週間/1か月ごとに振り返りを行うことをオススメします。
1日の振り返り
終業時間辺りで、今日はどこまでタスクを達成できたかなど、時間の使い方についてチェックしましょう。
今日できなかったことは、明日以降で調整できるか確認します。
予定通りこなせていれば、次の日にやることを計画するだけで終了です。
スケジュールとタスクは前日までに決めておくことをオススメします。
なぜなら、前日までに決めておけば、「どこまでタスクが終わったんだっけ？」となる時間が短縮できるからです！
1週間の振り返り
金曜の夜に1週間の振り返りを行いましょう。
振り返ることで、
- 今週はうまく時間を使うことができたか
- 次週に取り組むタスクはどこまでか
これらが明確になります。
筆者のスケジュール管理
最後に筆者のスケジュール管理表を紹介します！
上記のように、日々のスケジュールをOneNoteに入力しています。
最初はExcelを使用していたのですが、OneNoteの方が自由度が高くてオススメです！
終わりに
いかがでしたでしょうか？
筆者は紹介したタスク管理術で仕事の生産性がとても向上しました。
同僚にも勧めています。
皆様の仕事術の参考になれば嬉しいです！
